Adoptées par le Conseil syndical lors de sa réunion du 28 février 2011 et Amendées le 20 Juin 2011(ART V; § 20).
I. Dispositions générales
1. Le site de la Résidence du Pontet est créé dans le cadre de l’action « communication » du Conseil syndical.
2. Le Conseil syndical en assure l’autorité, en approuve les orientations, en fixe les règles de fonctionnement concernant les dépôts, les documents diffusés, les accès, etc. Il en assume donc la responsabilité.
3. L’objet du site est de mettre à la disposition des internautes des informations générales sur la résidence.
4. Il est structuré en deux espaces selon la nature des informations générales accessibles :
a. Un espace tout public, où le site met à la disposition de tous les internautes une information générale de présentation de la résidence dans ses différents éléments. A ce titre, le site s’inscrit dans une démarche de valorisation du patrimoine de la copropriété.
b. Un espace réservé aux propriétaires, résidants et non-résidants, où le site met à leur disposition un ensemble d’informations pratiques leur permettant d’être davantage au courant de la réalité du fonctionnement de la résidence.
II. Dispositions pratiques liées à l’architecture en deux espaces
5. La distinction des rubriques qui figurent dans l’espace tout public et de celles qui figurent dans l’espace réservé aux propriétaires repose essentiellement sur la nature des informations diffusées. Le schéma des rubriques adopté, au départ, par le Conseil est susceptible d’évoluer mais le caractère strictement général et impersonnel de l’espace tout public devra être garanti.
Espace tout public
6. L’espace « tout public » est celui auquel peut accéder tout internaute en tapant simplement l’adresse du site.
7. Les documents classés « tout public » sont consultables par tous les internautes sans aucune limitation.
8. Les documents qui figurent dans cette catégorie ne comportent, à priori, aucune photo de personne, ni de mention de personnes identifiables, sauf avec leur accord ou dans le strict respect des lois et règlements.
9. Les documents sont approuvés par le Comité de suivi avant leur dépôt.
Espace membre
10. L’espace membre « propriétaire » est celui auquel peut accéder la personne qui remplit le formulaire d’inscription et reçoit de l’administrateur du site l’autorisation d’accès à cet espace parce qu’il est effectivement propriétaire dans la résidence.
11. L’accès propriétaire est donné et retiré par l’administrateur au vu d’une information formelle transmise par le syndic garantissant la qualité de propriétaire de la personne concernée : liste des copropriétaires tenue à jour, courriel, etc.
12. Les documents diffusés dans l’ espace membre « propriétaire » ne sont consultables que par les copropriétaires.
13. Destinés à être diffusés, moyennant une autorisation d’accès, ils peuvent comporter des photos et des mentions de personnes identifiables, moyennant le respect des dispositions applicables en la matière.
14. Les textes et documents sont soumis, au préalable, à l’approbation du Comité de suivi .
III. Administration du site
15. L’administrateur du site est nommé par le Conseil syndical et exerce ses fonctions à titre bénévole.
16. Il s’engage à appliquer, sous sa responsabilité, les dispositions de mise en œuvre approuvées par le Conseil syndical ainsi que toutes les dispositions légales et réglementaires en la matière, en particulier en ce qui concerne les informations relatives à des personnes physiques identifiées ou susceptibles de l’être.
IV. Comité de suivi.
17. Au sein de la commission de communication, et sous la direction du Président du Conseil, un Comité de trois membres est constitué pour accompagner le lancement et le fonctionnement du site, en étroite collaboration avec l’administrateur du site.
18. Il est notamment chargé de donner un avis préalable à la diffusion des documents afin d’en évaluer l’impact et de protéger la responsabilité éventuelle des membres du Conseil.
V. Déontologie
19. Instrument de communication mis en place par le Conseil syndical, le site est conçu et sera animé pour diffuser une image valorisante de la copropriété et pour favoriser le développement de relations humaines toujours plus harmonieuses au sein de la Résidence. Dans cet esprit, le site s’efforcera d’éviter les mises en cause, les polémiques et les critiques intempestives.
20. Instrument de communication de la copropriété, le site a une vocation essentiellement généraliste.Toutefois, les copropiétaires qui le souhaitent peuvent y faire diffuser, sous leur responsabilité,dans des conditions déterminées par le comité de suivi,pour leur appartement au sein de la résidence, une annonce de location ou de vente.
VI. Dispositions finales
21. La création et le lancement du site de la résidence sont réputés pouvoir se réaliser avec les moyens et compétentes disponibles au sein des ressources du Conseil syndical.
22. Dans ce cadre, l’administrateur du site sera toutefois autorisé par le Conseil à présenter des justificatifs de dépenses pour un montant annuel de 250 Euros, correspondant à des cotisations et abonnements.
23. Si le recours à une expertise devait être nécessaire pour le développement éventuel du site, le Conseil syndical devrait en référer préalablement à l’assemblée générale.
24. En tout état de cause, le projet de site donnera lieu à évaluation après une période de 6 mois de fonctionnement.
